Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

Veri sorumlusu: Nefarius Apps Bilgi Teknolojileri Limited Şirketi (bundan sonra “Nefarius” veya “biz”).

Adres: Fatih Sultan Mehmet Mah. Balkan Cad. Meydan İstanbul AVM No:62A 34771 Ümraniye/İstanbul. E-posta: [email protected].

Kapsam ve rollerimiz

Bu metin; hesabınız, Zeki’ye girdiğiniz finansal kayıtlar, güvenlik kayıtları ve çerezler için geçerlidir. Bu veriler bakımından veri sorumlusu Nefarius’tur.

Zeki’ye kendi müşterileriniz veya tedarikçileriniz hakkında girdiğiniz kişi (rehber) kayıtlarında ise veri sorumlusu sizsiniz. Nefarius bu veriler için yalnızca sizin adınıza ve hizmeti sunmak amacıyla işlem yapan veri işleyendir. Bu kişileri bilgilendirmek ve verilerini Zeki’ye girmek için geçerli bir hukuki sebebe sahip olmak sizin sorumluluğunuzdadır.

Zeki yetişkinlere ve işletmelere yöneliktir; 18 yaşından küçüklere hizmet vermez. 18 yaşından küçük birine ait bir hesap oluşturulduğunu fark edersek hesabı kapatırız.

İşlediğimiz kişisel veriler

Zeki’yi kullanırken aşağıdaki verileri işliyoruz:

• Hesap bilgileri: e-posta adresi, şifre, isteğe bağlı ad soyad, bölge (locale), dil tercihi (Türkçe veya İngilizce), varsayılan para birimi, rol, hesap durumu, kayıt ve güncelleme zamanları. Şifreniz kimlik doğrulama hizmeti tarafından özet (hash) olarak saklanır; biz şifrenizi göremeyiz.
• Finansal kayıtlar: cüzdanlar (ad, kişisel veya şirket türü, şirket tipi, para birimi, KDV ve gelir vergisi oranları), banka hesapları ve kredi kartları (sizin verdiğiniz ad, açılış bakiyesi, kredi limiti), kategoriler, etiketler ve gelir-gider kayıtları (tutar, KDV, tarih, isteğe bağlı ad, not, taksit bilgisi). Hesap numarası veya kart numarası istemiyor ve saklamıyoruz.
• Kişi (rehber) kayıtları: müşteri ve tedarikçilerinizin adı, kişi veya şirket bilgisi ve isteğe bağlı olarak vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası, e-posta, telefon ve not.
• Güvenlik (denetim) kayıtları: giriş, kayıt olma ve yukarıdaki kayıtlar üzerinde yapılan oluşturma, güncelleme ve silme işlemlerine ilişkin işlemi yapan kişi, işlem türü, ilgili kayıt, IP adresi ve zaman bilgisi.
• Çerez ve tarayıcı verileri: oturum çerezleri, dil çerezi ve tarayıcınızın yerel depolamasında tutulan tema tercihi (ayrıntılar “Çerezler ve yerel depolama” bölümündedir).

Verileri nasıl topluyoruz

Verilerinizi, Zeki’deki kayıt ve kullanım formları aracılığıyla elektronik ortamda doğrudan sizden topluyoruz. IP adresi, işlem zamanları ve çerez verileri ise hizmeti kullandığınızda otomatik yollarla oluşur.

Kişi kayıtlarını ilgili kişilerden değil, onları Zeki’ye giren kullanıcıdan elde ederiz.

Kullanım istatistiklerini (ör. kayıt sayısı, aktif kullanıcı sayısı, günlük kayıt sayısı) kendi veritabanımızdan hesaplıyoruz; bunun için analitik, reklam veya takip aracı kullanmıyoruz.

İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Verilerinizi yalnızca aşağıdaki amaçlarla ve KVKK m. 5/2’de sayılan hukuki sebeplere dayanarak işliyoruz. Bu işlemler için açık rızanıza başvurmuyoruz.

• Hesabınızı oluşturmak, oturumunuzu yönetmek, cüzdanlarınızı, kayıtlarınızı ve tahminlerinizi göstermek, dil ve para birimi tercihinizi uygulamak ve hesabınızla ilgili e-postaları (ör. şifre sıfırlama) göndermek: sözleşmenin kurulması ve ifası (m. 5/2-c).
• Hizmetin güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı tespit edip önlemek, destek taleplerini yanıtlamak ve hizmeti geliştirmek için toplu kullanım sayılarını hesaplamak: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (m. 5/2-f).
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının kanuna dayalı taleplerini karşılamak: hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç).
• Olası uyuşmazlıklarda veya hukuki taleplerde haklarımızı tesis etmek, kullanmak veya korumak (ör. güvenlik kayıtlarının delil olarak saklanması): bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e).
• Kişi kayıtlarını sizin adınıza saklamak ve size göstermek: bu veriler için veri sorumlusu olarak sizin dayandığınız hukuki sebep geçerlidir; biz veri işleyen olarak yalnızca sizin talimatınızla işlem yaparız.

Verilere kimler erişir, kimlerle paylaşılır

Verilerinize yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan yetkili ekip üyelerimiz erişebilir. Destek ekibimiz, destek ve güvenlik amacıyla hesabınızı, kayıtlarınızı ve güvenlik kayıtlarını salt okunur olarak görüntüleyebilir; kayıtlarınızı değiştiremez. Kullanım Koşulları’nın ihlali veya bir güvenlik riski halinde hesabı askıya alabilir.

Hizmeti sunmak için verileri, bizim adımıza ve talimatlarımızla çalışan aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla ve gerektiğinde yetkili makamlarla paylaşıyoruz. Verilerinizi satmıyor, pazarlama amacıyla kimseyle paylaşmıyoruz.

• Barındırma: veritabanımızın, API’mizin ve uygulamalarımızın çalıştığı, Avrupa Birliği’ndeki bir veri merkezinde bulunan sunucularımız.
• Cloudflare: ağ ve güvenlik hizmetleri. Veritabanı yönetim bağlantılarımız da Cloudflare üzerinden tünellenir.
• Resend: hesap e-postalarının (ör. şifre sıfırlama) gönderimi.
• Mahkemeler ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca kanunen zorunlu olduğunda ve talep edilen ölçüde.

Yurt dışına aktarım

Sunucularımız Avrupa Birliği’nde bulunduğundan kişisel verileriniz yurt dışında saklanır ve işlenir. Cloudflare ve Resend de verileri, kendilerinin veya alt işleyenlerinin faaliyet gösterdiği Amerika Birleşik Devletleri gibi başka ülkelerde işleyebilir.

Bu aktarımlar KVKK m. 9 kapsamındadır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu bu ülkeler için bir yeterlilik kararı vermemiştir. Bu nedenle aktarımları, KVKK m. 5/2’deki hukuki sebeplere dayanarak ve m. 9/4-c uyarınca Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeleri ilgili hizmet sağlayıcılarla imzalayarak gerçekleştiriyoruz. Standart sözleşmeler, imzalanmalarından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilir.

Aktarımlarda, KVKK’nın aradığı şekilde haklarınızı kullanabilmeniz ve etkili kanun yollarına başvurabilmeniz için gereken güvenceleri sağlarız. Bu güvenceler hakkında bilgi almak için [email protected] adresine yazabilirsiniz.

Çerezler ve yerel depolama

Zeki’de yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu çerezleri kullanıyoruz. Analitik, reklam veya takip çerezi ve üçüncü taraf izleme aracı kullanmıyoruz.

Bu çerezler, talep ettiğiniz hizmeti sunmak için kesinlikle gereklidir ve açık rıza gerektirmez. Bunları tarayıcı ayarlarınızdan silebilirsiniz; ancak bu durumda oturumunuz kapanır ve dil tercihiniz sıfırlanır.

• Erişim çerezi (httpOnly): oturumunuzu doğrular ve isteklerinizin size ait olduğunu teyit eder.
• Yenileme çerezi (httpOnly): yeniden giriş yapmadan oturumunuzu yenilemenizi sağlar; en fazla 30 gün geçerlidir.
• NEXT_LOCALE: seçtiğiniz dili hatırlar.
• Tema tercihi: çerez değildir; tarayıcınızın yerel depolamasında tutulur.

Saklama süreleri

Verileri yalnızca işlendikleri amaç için gerekli süre boyunca saklıyoruz. Süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Başlıca süreler şunlardır:

• Hesap bilgileri, finansal kayıtlar ve kişi kayıtları: hesabınız açık olduğu sürece. Hesabınızın silinmesini istediğinizde bu veriler, talebinizin doğrulanmasından itibaren en geç 30 gün içinde silinir. Varsa yedek kopyalardan da olağan yedekleme döngüsü içinde kaldırılır.
• Güvenlik kayıtları: oluşturulmalarından itibaren en fazla 2 yıl. Hesabınız silindiğinde bu kayıtlardaki kullanıcı bağlantısı kaldırılır; IP adresi, işlem ve zaman bilgisi bu süre sonuna kadar güvenlik amacıyla tutulur.
• Kanunen daha uzun süre saklanması gereken veriler veya bir uyuşmazlıkla ilgili olarak gerekli veriler: ilgili yasal süre veya uyuşmazlık sonuçlanana kadar.

Veri güvenliği

Verilerinizi korumak için KVKK m. 12 uyarınca uygun teknik ve idari tedbirleri alıyoruz. Bunlar arasında şifrelerin yalnızca özet (hash) olarak saklanması, oturum çerezlerinin tarayıcı betiklerinin erişemeyeceği şekilde (httpOnly) tutulması, erişimin görevi gereği ihtiyaç duyan ekip üyeleriyle sınırlandırılması, destek erişiminin salt okunur olması, işlemlerin güvenlik kayıtlarıyla izlenmesi ve veritabanı yönetim trafiğinin Cloudflare tüneli üzerinden yürütülmesi yer alır.

Verilerinizin kanuna aykırı olarak başkalarınca elde edilmesi halinde durumu en kısa sürede size ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildiririz.

Hesabınızın güvenliği için güçlü ve başka bir yerde kullanmadığınız bir şifre seçmenizi öneririz.

KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK m. 11 uyarınca bize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Kişi kayıtları bakımından veri sorumlusu, bu kayıtları Zeki’ye giren kullanıcıdır. Bu kişilerden gelen talepleri ilgili kullanıcıya iletir ve talebi yanıtlayabilmesi için ona destek oluruz.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldıkları üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
• KVKK m. 7’deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru ve şikâyet yolu

Haklarınızı kullanmak için Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu yazılı olarak Fatih Sultan Mehmet Mah. Balkan Cad. Meydan İstanbul AVM No:62A 34771 Ümraniye/İstanbul adresine iletebilir veya Zeki’ye kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine e-posta gönderebilirsiniz.

Tebliğ gereği başvurunuzda adınızı ve soyadınızı, başvuru yazılı ise imzanızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancıysanız uyruğunuzu ve pasaport numaranızı veya varsa kimlik numaranızı), tebligata esas adresinizi, varsa e-posta adresinizi, telefon ve faks numaranızı ve talebinizin konusunu belirtmeniz gerekir.

Başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde yalnızca Kurul’ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuz reddedilirse, yanıtımızı yetersiz bulursanız veya süresi içinde yanıt vermezsek, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Avrupa Birliği’ndeki kullanıcılar (GDPR)

Zeki’yi Avrupa Birliği veya Avrupa Ekonomik Alanı’ndan kullanıyorsanız ve verilerinizin işlenmesine Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) uygulanıyorsa, verilerinizi GDPR m. 6/1 uyarınca sözleşmenin ifası (b), hukuki yükümlülük (c) ve meşru menfaat (f) sebeplerine dayanarak işleriz.

Bu durumda erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına sahipsiniz ve bulunduğunuz ülkedeki veri koruma otoritesine şikâyette bulunabilirsiniz. Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz.

Bu metindeki değişiklikler

Bu metni hizmetteki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada, güncelleme tarihiyle birlikte yer alır. Önemli değişiklikleri yürürlüğe girmeden önce e-posta veya uygulama içi bildirimle duyururuz.

Bu metin Türkçe ve İngilizce olarak yayımlanmıştır. İki metin arasında farklılık olması halinde Türkçe metin esas alınır.