Şahıs şirketinde hangi harcamalar gider gösterilir? 2026 kurallarıyla sade rehber

İşin için yaptığın ve fatura ya da fişle belgelediğin harcamaları gider yazarsın; matrahın düşer ve daha az gelir vergisi çıkar. Serbest meslek erbabı GVK m.68'deki listeye, ticarî kazanç sahibi ise GVK m.40'taki listeye bakar.

Bu yazı 2026'da hangi harcamaların gider yazıldığını, binek otodaki 2026 sınırlarını, KDV'nin neden ayrı hesaplandığını ve belgesiz harcamanın neden sayılmadığını örneklerle anlatır. Şahıs şirketi sahipleri ve serbest çalışanlar için yazıldı.

Hangi kanun maddesi seni bağlıyor?

Önce doğru listeyi bul. Serbest meslek erbabıysan (yazılımcı, avukat, danışman gibi serbest meslek makbuzu kesiyorsan) giderlerin GVK m.68'de yazar. Şahıs şirketiyle ticarî kazanç elde ediyorsan (alıp satan, üreten esnaf gibi) giderlerin GVK m.40'tadır. İki liste birbirine benzer ama aynı değildir; yanlış listeye bakarsan olmayan bir gideri yazarsın.

Her iki maddede de mantık aynıdır: kazancın elde edilmesi ve sürdürülmesi için yapılan, işle ilgili harcamalar gider yazılır. İşle ilgisi olmayan harcama, tutarı ne olursa olsun gider olmaz. Bu yüzden her giderde kendine tek soru sor: bu harcama işim için mi yapıldı?

Hangi harcamalar gider yazılır?

Aşağıdaki tablo iki maddenin ortak kalemlerini birleştirir; parantezdeki madde her kalemin dayanağıdır.

İki nokta önemli. Birincisi, personel giderlerinde kural işle ilgilidir: çalışanının maaşı, yemeği ve sigorta primi gider yazılır; kendine, eşine ve küçük çocuklarına işletmeden ödediğin aylıklar yazılmaz (GVK m.41/2). İkincisi, demirbaş gibi uzun ömürlü alımlar tek seferde değil, Vergi Usul Kanunu'na göre ayrılan amortisman yoluyla yıllara yayılarak gider yazılır.

Binek otoda 2026 sınırları neler?

Binek otomobilde iki ayrı sınır vardır ve ikisi birlikte uygulanır: giderin en fazla %70'i yazılır, ayrıca tutar sınırları aşılamaz. 2026 tutarları 332 seri numaralı Gelir Vergisi Genel Tebliği ile belirlendi ve 1 Ocak 2026'dan beri uygulanır.

Örnek rakamlarla: binek otomobilinin yıllık bakım ve yakıtı 50.000,00 TL tuttuysa giderin 35.000,00 TL olur (50.000,00 × %70). Aylık 60.000,00 TL kira ödüyorsan bunun yalnız 46.000,00 TL'sini yazarsın. Amortisman bazı için aracı aldığın tarihte yürürlükteki tutar kullanılır; bu yıl aldığın araçta bu yılki sınır geçerlidir.

Bu sınırlar, işi binek otomobil kiralamak ya da işletmek olanlar için geçerli değildir; kendi işinde kullandığın araç bu sınırlara girer.

KDV'yi nasıl ayırırsın?

Gelir vergisi indirimi ile KDV indirimi iki ayrı hesaptır ve karıştırılmamalıdır. Bir harcama matrahı düşürür; o harcamanın KDV'si ise ödenecek KDV'den düşülür ya da düşülmez. KDV'nin dahil-hariç hesabı için KDV'nin dahil-hariç hesabı yazısındaki iki formülü kullanırsın.

İki yasak kritiktir. Binek otomobillerin alış belgelerindeki KDV indirilmez (KDVK m.30/b): %70 gider yazdığın aracın KDV'sini indirim listene ekleyemezsin. Gelir ve kurumlar vergisinde gider kabul edilmeyen harcamaların KDV'si de indirilmez (KDVK m.30/d). Yani bir harcama kanunen gider yazılamıyorsa onun KDV'si de gitmez; ikisi birlikte düşer.

Zeki'de bir şirket giderine oran yazarsın (binek otomobilde %70); KDV ve gelir vergisi sayfaları giderin yalnız o kadarını sayar. Bu rakamlar tahminîdir; beyanname yerine geçmez ve muafiyet, tevkifat gibi düzeltmeleri içermez.

Hangi harcamalar gider yazılmaz?

Kanunen gider kabul edilmeyen ödemeler GVK m.41'de sayılır; serbest meslek erbabı için ayrıca m.68'in son fıkrası her türlü para cezasını ve vergi cezasını yasaklar. En sık takılanlar şunlardır:

• İşletmeden kendine, eşine ve çocuklarına aktardığın paralar
• Kendine ve ailene işletmeden ödediğin aylık, ücret ve ikramiyeler
• Her türlü para cezası ve vergi cezası ile suçtan doğan tazminatlar
• İşle ilgisi olmayan deniz ve hava taşıtlarının gider ve amortismanları
• İşle ilgisi olmayan yemek, tatil ve kişisel alışverişler

Matrah bulunca vergi hesabı 2026 gelir vergisi dilimleri ile yapılır; matrah geçici vergide de aynı şekilde kullanılır (geçici vergi dönemleri). Gideri şişirmek matrahı düşürmez, ceza getirir; emin olmadığın kalemi yazma.

Belge olmadan gider olur mu?

Olmaz. Vergi Usul Kanunu, üçüncü kişilerle yapılan işlemlere ait kayıtların belgelenmesini ister (VUK m.227). Fatura, fiş ya da gider pusulası olmadan kaydettiğin harcama, vergi kanunları bakımından hiç yapılmamış sayılır. Her giderde belgeyi al, sakla ve deftere o belgeyle işle.

İstisna dardır: örf gereği belgeye bağlanması alışılmış olmayan küçük giderler ile belgesi bulunamayan giderler belgesiz yazılabilir (VUK m.228), ama tutarın gerçek ve işin ölçüsüne uygun olması gerekir. Rutin harcamalarını bu istisnaya dayandırma; kural belge, istisna bahanesi değildir.

Evden çalışıyorsan ne olur?

İkametgâhının bir bölümünü iş yeri olarak kullanıyorsan kira ve ısınma kuralları GVK m.68/1'de ayrı yazılır. Ödediğin kiranın tamamını gider yazarsın; ısınma ve aydınlatma gibi giderlerin ise yarısını yazarsın. İş yeri kendi mülkünse kira yerine amortismanı yazarsın; oturduğun ev kendi mülkünse ve bir bölümünü iş yeri kullanıyorsan amortismanın yarısını yazarsın.

Faturanın kimin adına olduğu önemlidir: başkasının adına gelen bir faturayı gider yazamazsın. Ev arkadaşının ya da eşinin üzerine kayıtlı faturalar, senin giderin olmaz.

Bu yazının kapsamadığı konular

Amortisman oranları ve faydalı ömürler, Bağ-Kur primi indirimi detayı, kira stopajı, yatırım ve Ar-Ge teşvikleri, yurt dışı hizmet istisnaları ve basit usul bu yazıda yoktur. Kira, personel ve taşıt dışındaki özel durumlar (deprem zayiatı, sponsorluk, bağış) kendi maddelerine bakılarak değerlendirilir. Bu yazı genel bilgidir, vergi danışmanlığı değildir; beyan ve ödeme öncesi mali müşavirine (SMMM) danış.